Konsep, Prinsip Kerja dan Server Email

Web mail server adalah sarana yang memungkinkan user dapat mengakses e-mail melalui web dalam kata lain web mail server adalah interfaces dengan kata lain sebuah e-mail yang berada di dalam web sehingga jika membuka e-mail tersebut kita harus membuka web terlebih dahulu dengan koneksi internet dan ini berbasis webmail bisa diakses menggunakan web browser internet explorer, firefox dan opera, google crome, safari, netcape dan lain-lain.

Manfaat menggunakan webmail ialah bisa nyaman untuk mengirim surat, tidak perlu ke kantor pos, cukup duduk di depan komputer yang terhubung Internet dan ketik pesan lalu dikirim ke alamat tujuan dan Hanya dengan hitungan detik e-mail dapat dikirimkan ke belahan dunia manapun. 

Selain itu pesan yang dikirim tidak hanya sekedar teks (tulisan) saja. Isi e-mail dapat berupa gambar, foto, video, program, bahkan suara. Web mail pastinya sudah sangat dikenal dan digunakan banyak orang di dunia ini. 

Dengan web mail kita dapat saling berkirim email dengan teman, atau ke alamat email tertentu. Selain mengirim email dalam bentuk teks, kita juga dapat mengirim email berupa file, dll.

Dengan web mail kita bisa berkirim dan menerima email dengan siapapun, kita juga bisa mengirim email dalam bentuk teks dan lain-lain.

Selain itu manfaat WebMail adalah untuk mengoperasikan e-mail account (membaca / menerima, mengirimkan, menghapus, membuat address book, dll). WebMail sesuai digunakan apabila Alamat e-mail kita harus bisa diakses beberapa orang sekaligus. 

Misalkan e-mail kontak utama perusahaan dimana terdapat beberapa orang yang dapat mengakses dan menjawab e-mail yang masuk.

Selama mengelola e-mail, kita harus terkoneksi terus ke internet, kalau tidak maka prosesnya akan terhenti, dan Kita akan khawatir masalah kuota nya. web mail : kemampuannya untuk diakses dari mana saja di seluruh dunia. 

Dari kantor, warnet, rumah, luar negeri, rumah tetangga, atau dari tempat lain, terserah Kita. Yang penting, komputer yang Kita pakai memiliki akses internet. 

Kemudahan seperti ini disebabkan e-mail yang Kita kelola berada di mail server tertentu, bukan di komputer pribadi Kita, dan untuk mengoperasikan e-mail account (membaca / menerima, mengirimkan, menghapus, membuat address book, dll) yang sudah Kita buat melalui cPanel.

1. Konsep dan Prinsip Kerja Surat Elektronik (eMail)

Seandainya kita memiliki klien e-mail di komputer kita, kita siap untuk mengirim dan menerima e-mail. Semua yang kita butuhkan adalah sebuah server surat elektronik atau server e-mail untuk memberi layanan para klien yang tersambung. 

Mari kita bayangkan seperti apa server e-mail yang paling sederhana dan mungkin akan membantu untuk mendapatkan pemahaman dasar tentang proses kerja surat elektronik.

Seperti halnya server layanan FTP, DNS dll. Aplikasi ini berjalan sepanjang waktu pada mesin server dan mereka mendengarkan port tertentu, menunggu orang atau program untuk mengkoneksi ke port. 

Yang paling sederhana mungkin server e-mail akan bekerja seperti ini:

a. Mailserver akan memiliki daftar akun e-mail, dengan satu akun untuk setiap orang yang dapat menerima e-mail di server. Nama akun saya mungkin mbrain, Joko Priyono mungkin jpri, dan sebagainya.

b. Mailserver akan memiliki file teks untuk setiap akun dalam daftar. Jadi, server akan memiliki file teks dalam direktori yang bernama MBRAIN.TXT, lain bernama JPRI.TXT, dan sebagainya 

Prinsip kerja pengiriman surat elektronik

Seperti orang lain mengirim mail ke mbrain, server hanya akan menambahkan pesan tersebut ke bawah file dalam urutan bahwa mereka tiba. 

File teks akan menumpuk serangkaian lima atau 10 pesan, dan akhirnya saya akan masuk untuk membacanya. Ketika saya ingin melihat e-mail saya, klien email saya akan terhubung ke mesin server. Dalam sistem yang paling sederhana, itu akan:

a. Meminta server untuk mengirimkan salinan file MBRAIN.TXT

b. Meminta server untuk menghapus dan me-reset file MBRAIN.TXT

c. Simpan file MBRAIN.TXT pada mesin lokal saya

d. Mengurai file ke dalam pesan terpisah (menggunakan kata "From:" sebagai pemisah)

e. Menunjukkan semua header pesan dalam daftar

Ketika mengklik ganda pada header pesan, akan mendapatkan pesan dalam file teks lengkap menunjukkan seluruh tubuhnya. Seperti yang kita lihat, ini adalah sistem yang sangat sederhana. Anehnya, sistem e-mail nyata yang kita gunakan setiap hari tidak jauh lebih rumit dari ini.

Bagi sebagian besar orang sekarang, sistem e-mail yang sebenarnya terdiri dari dua server yang berbeda berjalan pada mesin server. Satu disebut server SMTP, di mana SMTP singkatan dari Simple Mail Transfer Protocol.

Server SMTP menangani surat keluar. Yang lain adalah baik server POP3 atau IMAP server, yang keduanya menangani surat masuk. POP singkatan dari Post Office Protocol, dan IMAP singkatan dari Internet Mail Access Protocol. Sebuah server e-mail yang khas terlihat seperti ini:

SMTP server mendengarkan pada port 25 yang sudah kita ketahui bersama, POP3 mendengarkan pada port 110 dan IMAP menggunakan port 143.

Sistem sebuah server surat elektronik

2. Server-server pada Sistem surat elektronik

a. Server SMTP

Setiap kali kita mengirim sepotong e-mail, klien e-mail kita berinteraksi dengan server SMTP untuk menangani pengiriman. SMTP server untuk host kita mungkin memiliki percakapan dengan server SMTP lain untuk mengirimkan e-mail. 

Mari kita asumsikan bahwa saya ingin mengirimkan sepotong e-mail. E-mail ID saya adalah mbrain, dan saya memiliki akun di garudayaksa.com. Saya ingin mengirim e-mail ke jpri@dadali.com. 

Saya menggunakan e-mail klien yang berdiri sendiri seperti Mozilla Thunderbird atau Outlook Express.

Ketika saya menset-up akun saya di garudayaksa, saya mengatur Outlook Express nama mail server - mail.garudayaksa.com. Ketika saya menulis pesan dan menekan tombol Send, inilah yang terjadi:

1). Outlook Express menghubungkan diri ke server SMTP menggunakan port 25  di mail.garudayaksa.com.

2) Outlook Express melakukan percakapan dengan server SMTP, memberitahu server SMTP alamat pengirim dan alamat penerima, serta tubuh pesan.

3) SMTP server mengambil "ke" alamat (jpri@dadali.com) dan mengelompokkannya menjadi dua bagian: nama penerima (jpri) dan nama domain (dadali.com).

Jika "ke" adalah alamat pengguna lain di garudayaksa.com, server SMTP hanya akan menyerahkan pesan ke server POP3 untuk garudayaksa.com (menggunakan program kecil yang disebut agen pengiriman). Karena penerima di domain lain, SMTP perlu berkomunikasi dengan domain tersebut.

4) Server SMTP memiliki percakapan dengan Domain Name Server, atau DNS (lihat Bagaimana Web Server Bekerja untuk rincian). Ia mengatakan, "Dapatkah Anda memberi saya alamat IP dari server SMTP untuk dadali.com?" DNS itu menjawab dengan satu atau lebih alamat IP untuk server SMTP yang beroperasi untuk dadali.

5) Server SMTP di garudayaksa.com menghubungkan diri dengan server SMTP di dadali menggunakan port 25. Mereka memiliki percakapan teks sederhana yang mengatakan bahwa klien e-mail saya telah meminta Server SMTP untuk garudayaksa untuk memberikan pesan ke server dadali. 

Server dadali mengakui bahwa nama domain untuk jpri adalah di dadali, sehingga memindahkan pesan ke server POP3 dadali, yang menempatkan pesan di kotak surat jpri di situ.

Jika, karena beberapa alasan, server SMTP di garudayaksa tidak dapat terhubung dengan server SMTP di dadali, maka pesan masuk ke antrian. SMTP server pada kebanyakan mesin menggunakan program yang disebut sendmail untuk melakukan pengiriman aktual, sehingga antrian ini disebut antrian sendmail. 

Sendmail secara berkala akan mencoba untuk mengirim pesan dalam antrian nya. Sebagai contoh, mungkin coba lagi setiap 15 menit. Setelah empat jam, biasanya akan mengirimkan sepotong surat yang memberitahu kita ada semacam masalah. 

Setelah lima hari, kebanyakan konfigurasi sendmail menyerah dan kembali surat kepada Anda tidak terkirim. Server SMTP menggunakan perintah teks yang sangat sederhana seperti HELO, MAIL, RCPT dan DATA. 

Perintah yang paling umum adalah:

1) HELO - memperkenalkan diri

2) EHLO - memperkenalkan diri dan modus permintaan diperpanjang

3) MAIL FROM: - menentukan pengirim

4) RCPT TO: - menentukan penerima

5) DATA - menentukan batang tubuh pesan (Kepada, Dari dan Subyek harus menjadi tiga baris yang pertama.)

6) RSET – ulang

7) QUIT - berhenti dari sesi

8) HELP - mendapatkan bantuan pada perintah

9) VRFY - memverifikasi alamat

10) EXPN - memperluas alamat

11) VERB – verbose, memperbanyak kata

b. Server POP3

Dalam implementasi sederhana POP3, server benar-benar menjaga koleksi file teks - satu untuk setiap akun e-mail. Ketika pesan tiba, server POP3 hanya menambahkan ke bagian bawah file penerima. 

Ketika Anda memeriksa e-mail Anda, klien e-mail Anda terhubung ke server POP3 menggunakan port 110. Server POP3 membutuhkan nama account dan password. Setelah Anda login, server POP3 membuka file teks.

Anda dan memungkinkan Anda untuk mengaksesnya. Seperti server SMTP, server POP3 mengerti satu set yang sangat sederhana dari perintah teks.

Berikut adalah perintah yang paling umum:

1) USER - masukkan ID pengguna Anda

2) PASS - masukkan password Anda

3) QUIT - berhenti server POP3

4) LIST - daftar pesan dan ukuran

5) RETR - mengambil pesan, menambahkan sebuah nomor pesan

6) DELE - menghapus pesan, menambahkan sebuah nomor pesan

7) TOP - menunjukkan garis atas x pesan, meloloskan sejumlah pesan dan jumlah baris.

E-mail klien kita terhubung ke server POP3 dan mengeluarkan serangkaian perintah untuk membawa salinan pesan e-mail kita ke komputer lokal kita. Umumnya, ia akan menghapus pesan yang telah diunduh dari server (kecuali kita telah mengatur melalui e-mail klien agar tidak menghapus setelah diunduh).

Terlihat bahwa server POP3 hanya bertindak sebagai antarmuka antara e-mail klien dan file teks yang berisi pesan kita. Kita juga dapat melihat bahwa server POP3 sangat sederhana. Kita dapat terhubung ke server POP3 melalui telnet pada port 110 dan menjalankan perintah sendiri jika kita ingin (Seperti saat mengatur kerja Server Web dengan bantuan telnet ke server).

c. Server IMAP

Seperti yang kita lihat, protokol POP3 sangat sederhana. Hal ini memungkinkan kita untuk memiliki koleksi pesan yang disimpan dalam sebuah file teks di server. E-mail klien kita (misalnya Outlook Express) dapat terhubung ke POP3 server e-mail kita dan mengunduh pesan dari file teks POP3 ke PC kita. Itu adalah tentang semua yang dapat kita lakukan dengan POP3.

Banyak pengguna yang ingin melakukan jauh lebih lagi dengan e-mail mereka, dan mereka ingin e-mail mereka untuk tetap di server. Alasan utama untuk menjaga e-mail kita pada server adalah agar memungkinkan pengguna melakukan koneksi dari berbagai mesin.

Dengan POP3, setelah kita mengunduh e-mail, mereka itu akan berada tetap pada mesin yang kita gunakan untuk mengunduh. 

Jika kita ingin membaca e-mail baik pada mesin desktop kita dan atau laptop kita (tergantung pada apakah kita akan bekerja di kantor atau di jalan), POP3 akan menyulitkan keperluan itu.

IMAP (Internet Mail Access Protocol) adalah protokol yang lebih canggih yang memecahkan dapat masalah tersebut. Dengan IMAP, email kita akan tetap berada di server e-mail. Kita dapat mengatur email ke dalam folder, dan semua folder berada di server juga. Ketika kita mencari e-mail yang diperlukan, pencarian dilakukan pada mesin server, bukan pada mesin kita.

Pendekatan ini membuat menjadi sangat mudah bagi kita untuk mengakses email dari mesin apapun, dan terlepas dari komputer mana yang kita gunakan, kita memiliki akses ke semua mail dalam semua folder yang telah kita buat.

E-mail Klien kita terhubung ke server IMAP menggunakan port 143. Email klien kemudian mengeluarkan seperangkat perintah teks yang memungkinkan untuk melakukan hal-hal seperti daftar semua folder di server, daftar semua header pesan dalam folder, mendapatkan pesan e-mail tertentu dari server, menghapus pesan pada server atau pencarian melalui semua email pada server.

d. Permasalahan pada IMAP dan Lampiran (attachment)

Salah satu masalah yang bisa timbul dengan IMAP berkenaan dengan pertanyaan sederhana ini: "Jika semua e-mail saya disimpan di server, maka bagaimana saya bisa membaca surat saya jika saya tidak terhubung ke Internet" 

Untuk mengatasi masalah ini, kebanyakan e-mail klien memiliki beberapa cara untuk melakukan cache e-mail pada mesin lokal mereka.

Sebagai contoh, klien akan mendownload/mengunduh semua pesan dan menyimpan secara lengkap e-mail pada mesin lokal (seperti jika sedang menggunakan server POP3).

Pesan masih ada pada server IMAP, tapi kita sekarang memiliki salinan pada mesin kita. Hal ini memungkinkan kita untuk membaca dan membalas e-mail bahkan jika kita tidak memiliki koneksi ke Internet. Suatu saat kita memiliki sambungan sambungan ke internet, kita dapat mendownload semua pesan baru yang kita terima saat terputus dengan internet dan mengirim semua surat yang kita tulis saat terputus.