Implementasi Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) Untuk Fungsi Administrasi Sekolah dan Akademik Sekolah

Implementasi Sistem Informasi Manajemen ( SIM )

Untuk Fungsi Administrasi Sekolah dan Akademik Sekolah

PENGANTAR

Teknologi Informasi telah berkembang sedemikian pesatnya sehingga  merambah ke segala sendi kehidupan manusia. Teknologi Informasi tidak hanya berkembang di dunia ilmu pengetahuan dan teknologi semata, tetapi juga ke masalah masalah yang bersifat pribadi seperti zoodiak ( ramalan bintang ). Bahkan tafsir mimpipun sekarangpun sudah menggunakan Teknologi Informasi.

Teknologi Informasi tidak hanya berkembang pada sektor yang bersifat pribadi tetapi juga sektor yang melibatkan orang banyak dalam sebuah organisasi. Untuk mengelola ribuan data tentang surat menyurat, laporan kegiatan, makalah, personalia, laporan keuangan dan pemasaran yang terpadu satu dengan yang lain diperlukan  sebuah Sistem Informasi Manajemen ( SIM ).

Sekolah adalah sebuah organisasi yang melibatkan banyak kegiatan administrasi, personalia, keuangan dan pemasaran yang terpadu satu dengan yang lain. Saat ini, sebuah sekolah dikatakan profesional ketika sekolah tersebut telah menggunakan Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) dalam mengelola kegiatan kegiatannya secara profesional.

Bagaimana mungkin sekolah akan profesional ? Jika data data yang dimilikinya tidak terjaga rapi atau dokumen dokumennya banyak yang hilang sehingga butuh waktu lama untuk mencari sebuah dokumen atau tidak menemukan dokumen yang dicarinya.

Bagaimana mungkin sekolah dikatakan profesional ? Apabila semua kegiatannya dilakukan secara manual, sehingga mengalami banyak kesalahan hitung. Salah menghitung gaji karyawan, salah menghitung uang yang sudah disetor oleh siswa dan salah menghitung nilai siswa.

Bagaimana mungkin sekolah dikatakan profesional ? Apabila proses belajar mengajar masih menggunakan papan tulis ( black board ) dan kapur atau white board dan Spidol white boardnya ? Di mana guru dan siswa akhirnya sibuk mencatat. Guru mencatatkan hal hal yang penting di papan tulis dan siswa mencatatnya di buku.  Tulisan yang monoton dan kadang kadang tidak jelas membosankan bagi guru dan siswa.

Makalah ini akan membahas beberapa hal tentang Sistem Informasi Manajemen ( SIM ). Pertama tentang Implementasi Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) untuk fungsi Administrasi Sekolah dan Akademik Sekolah dan dan ke dua Implementasi E-Learning di sekolah ( tinjauan dari fungsi manfaat, tujuan, jangkauan dan jenis / tipe E-Learning ).

1.    Implementasi Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) untuk fungsi  Administrasi Sekolah

Sistem Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) sangat diperlukan membantu mengelola administrasi sekolah agar lebih akurat, lebih cepat, lebih menarik dan dapat di daurulang ( diedit ). 

Di setiap organisasi, termasuk di sekolah setidaknya ada empat aktivitas administrasi, yaitu :

1.        Manajemen Dokumentasi.

2.        Manajemen Keuangan.

3.        Manajemen Pemasaran.

4.        Manajemen Personalia.

Untuk memenuhi keempat kebutuhan di atas, Microsoft telah membuat software aplikasi perkantoran yang dinamakan Microsoft Office yang sekarang ini telah memiliki versi sampai pada Microsoft Office 2010. 

Di dalam software Microsoft Office 2010 terdapat program :

1.        Microsoft Word untuk menangani Manajemen Dokumentasi.

2.        Microsoft Excel untuk menangani Manajemen Keuangan.

3.        Microsoft Power Point untuk menangani Manajemen Pemasaran.

4.        Microsoft Access untuk menangani Manajemen Personalia.

Microsoft Word digunakan untuk membantu menangani manajemen dokumentasi. Termasuk di dalamnya adalah bagaimana membuat surat masuk dan surat keluar, berita acara, membuat makalah dan laporan kegiatan.

Dengan menggunakan software ini, surat menyurat dapat dibuat menjadi lebih rapi tata letaknya, surat menyurat dapat disimpan dan diarsipkan lebih teratur. Dokumen dokumen sebelumnya dapat diedit untuk membuat dokumen yang baru.

Microsoft Excel digunakan untuk membantu menangani manajemen keuangan. Termasuk di dalamnya adalah bagaimana membuat format uang masuk dan uang keluar, format akuntansi dan membuat format penggajian guru yang mengajar.

Dengan menggunakan software ini, format uang masuk dan uang keluar dapat dibuat menjadi lebih cepat dan akurat perhitungannya. Format keuangan secara otomatis dapat menjumlahkan angka angka yang ada, secara otomatis dapat mencari rata rata dari data keuangan yang ada dan secara otomatis dapat mengetahui nilai maksimal dan nilai minimal.  Dokumen dokumen sebelumnya dapat diedit untuk membuat dokumen yang baru.

Dalam perkembangannya, software ini dapat digunakan oleh Panitia PPDB ( Penerimaan Peserta Didik Baru ) setiap tahunnya di sekolah. Dengan Microsoft Excel, dapat didata Identitas Peserta, seperti Nama Peserta,  Alamat Peserta dan Asal Sekolah sebelumnya. 

Selanjutnya dapat didata nilai raport, nilai Ujian Nasional di sekolah sebelumnya dan Nilai Test Masuk. Selanjutnya data data tersebut diolah untuk memutuskan Peserta Didik  yang akan diterima.

Microsoft Power Point digunakan untuk membantu menangani manajemen pemasaran. Termasuk di dalamnya adalah bagaimana membuat presentasi untuk menawarkan ke sekolah sekolah di level bawahnya untuk merekrut siswa, membuat presentasi untuk melakukan kerjasama dengan pihak lain dan membuat presentasi untuk mengajukan permohonan bantuan.

Dengan menggunakan software ini, presentasi dapat dibuat menjadi lebih menarik tampilannya dengan warna warni yang kontras, dapat dibuat bergerak seperti sebuah animasi dan dapat ditambahkan musik jika diperlukan. Dokumen dokumen sebelumnya dapat diedit untuk membuat dokumen yang baru.

Microsoft Access digunakan untuk membantu menangani manajemen personalia. Termasuk di dalamnya adalah bagaimana membuat database guru dan siswa. Database tersebut dilengkapi dengan data keluarga dengan foto fotonya.

Dengan menggunakan software ini, database guru dan siswa  lebih rapi tata letaknya, dilengkapi data keluarga dan foto fotonya dan outputnya dapat dibuat sebagai tabel atau form. Dokumen dokumen sebelumnya dapat diedit untuk membuat dokumen yang baru.

Tentu saja, untuk keperluan administrasi sekolah tidak hanya menggunakan Microsoft Office. Masih ada software Open Office, Acrobat Reader, Arc Photoshop dan lain lain yang dapat digunakan untuk fungsi administrasi sekolah.

2.    Implementasi Sistem Manajemen Informasi ( SIM ) untuk fungsi Akademik Sekolah

Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) diperlukan oleh sekolah melalui Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum untuk memantau proses belajar dan mengajar antara guru dan siswanya.

Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum dapat mengetahui rencana proses belajar mengajar guru dan muridnya melalui Administrasi Guru, yang meliputi : Silabus, Satuan Program Pembelajaran ( SPP ), RPP ( Rencana Pelaksanaan Pembelajaran ) dan Analisa Pencapaian Kompetensi.

Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum dapat meminta laporan proses belajar dan mengajar antara guru dan siswanya melalui catatan catatan yang telah diolah dan dikemas ke dalam Sistem Informasi Manajemen ( SIM ). 

Catatan catatan itu di antara lain adalah Daftar Presensi Guru dan Siswa dan Penilaian Guru terhadap masing masing siswanya.

Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum dapat menyelenggarakan Evaluasi Semester Ganjil, Semester Genap dan Ujian Nasional dengan menggunakan Sistem Informasi Manajemen ( SIM ). 

Penggunaan Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) secara terpadu akan membuat kegiatan tersebut menjadi lebih efektif dan efisien. Proses penilaian terhadap hasil belajar siswa dapat dilakukan secara cepat dan akurat.

Setiap tahun seorang Guru menggunakan Microsoft word untuk membuat Administrasi Sekolah seperti : Silabus, Satuan Progam Pembelajaran (SPP), Rencana Pelaksanaan Pembelajaran (RPP) dan Analisis Pencapaian Kompetensi (APK). 

Administrasi Guru dibuat agar seorang guru memiliki panduan mengajar selama satu tahun. Sehingga proses Belajar Mengajar tidak mengalami penyimpangan di tengah perjalanannya.

Dengan menggunakan software ini, Administrasi Guru di atas dapat dibuat menjadi lebih rapi tata letaknya dan mudah untuk diperbaiki di masa yang akan datang. 

Administrasi Guru juga mudah disimpan dalam bentuk file di Harddisk, CD / DVD ROM, Flashdisk atau Media Memori lainnya. Administrasi Guru dapat dicetak ( Print ) ke kertas. Untuk laporan ke sekolah melalui Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum cukup copy file atau print outnya.

Microsoft Excel digunakan oleh seorang guru untuk membantu menangani proses evaluasi hasil belajar siswa selama satu tahun baik evaluasi harian, semester ganjil, semester genap maupun ujian nasional. Termasuk di dalamnya adalah bagaimana membuat format semua nilai harian. 

Nilai nilai harian itu diolah jumlahnya, rata ratanya dan dibandingkan dengan nilai KKM ( Kriteria Ketuntasan Minimal ). Dengan demikian, dapat ditentukan siswa yang lolos dan yang remidi atau yang tidak lolos. 

Nilai harian ini selanjutnya diolah bersama dengan nilai Evaluasi Semester Ganjil atau Semester Genap untuk menentukan siapa yang naik kelas dan yang tidak naik kelas.

Dengan menggunakan Microsoft Excel, format nilai nilai harian dan nilai semester dapat dibuat menjadi lebih cepat dan akurat perhitungannya. Melalui format evaluai hasil belajar siswa ini juga dapat mengetahui siswa yang memiliki nilai maksimal dan nilai minimal serta dapat dibuat peringkat setiap siswa dengan mudah dan cepat. 

Dalam perkembangannya, Microsoft Excel ini dapat digunakan oleh guru membuat instrumentasi penilaian hasil ulangan yang bentuknya pilihan ganda. Guru membandingkan hasil pekerjaan siswa dengan kunci jawabannya. 

Jika jawaban siswa sama dengan kuncinya maka nilainya 1 dan jika jawaban siswa tidak sama dengan kuncinya maka jawabannya adalah nol. Hasil perbandingan ini kemudian dijumlah untuk mengetahui berapa jumlah soal yang benar. 

Dan selanjutnya tinggal dikalikan dengan koefisiennya. Misalnya guru memberi ulangan sebanyak 20 soal, maka koefisiennya adalah 5. Jadi, jika siswa betul sebanyak 15, maka nilainya adalah 15 x 5 = 75.

Selain dapat mengukur nilai siswa dalam ulangan tersebut, program di atas juga sekaligus dapat mengukur sebuah soal termasuk Mudah, Sedang atau Sulit. Misalnya : Jika soal hanya dikerjakan benar oleh kurang dari 25 % siswa, maka soal tersebut dikatakan Sulit, jika 25 % s.d. 75 % jumlah siswa benar mengerjakan soal tersebut, maka soal tersebut dikatakan Sedang dan jika lebih dari 75% siswa benar menjawab soal tersebut, maka dikatakan soal tersebut dikatakan Mudah.

Seorang guru juga dapat menggunakan Software Microsoft Excel untuk membuat soal dalam bentuk TTS ( Teka Teki Silang ). Soal TTS ini diperlukan untuk mengukur kecermatan siswa dalam menghafal istilah istilah yang ada.

Microsoft Power Point digunakan oleh guru membuat presentasi agar materi pelajaran mudah dicerna oleh siswa. Dengan menggunakan software ini, presentasi dapat dibuat menjadi lebih menarik tampilannya dengan warna warni yang kontras, dapat dibuat bergerak seperti sebuah animasi dan dapat ditambahkan musik jika diperlukan. Dokumen dokumen sebelumnya dapat diedit untuk membuat dokumen yang baru.

Tentu saja, untuk keperluan Proses Belajar Mengajar di kelas tidak hanya menggunakan Microsoft Office. Masih ada software lain yang dapat digunakan sesuai dengan kebutuhannya. Misalnya seorang guru dapat memanfaatkan internet untuk membantu proses belajar mengajar.

Dengan menggunakan email, siswa dapat mengirimkan tugas yang telah diberikan. Dengan membuat grup dalam email, seorang guru dapat memberi tugas kepada siswanya. Email ini dapat menjaga kerahasiaan jawaban siswa sehingga dapat menghindari siswa lain meniru jawaban siswa yang telah mengirimkan tugasnya.

Dengan menggunakan Facebook, guru juga dapat membuat grup untuk komunikasi guru tersebut dengan siswanya. Guru dapat memberikan tugas lewat facebook tersebut dan siswa langsung dapat menjawabnya. Facebook lebih cepat prosesnya dibandingkan dengan Email. Dengan grup yang diatur RAHASIA atau SECRET, maka hanya anggota di grup tersebut yang dapat membaca.

Sedangkan Blogger dapat digunakan oleh guru untuk memberikan materi materi pelajarannya. Komunikasi dua arahnya lebih lambat. Blogger hanya cocok untuk komunikasi satu arah.

Dalam perkembangannya, muncul software software canggih untuk membantu fungsi Akademik Sekolah. Ada ujian dalam bentuk online, ada software translate berbagai bahasa di dunia dan lain sebagainya.